【ビジネス敬語】代わりに対応させていただきますメール例文集

ビジネスシーンで上司や同僚の代わりに対応する場面は日常的に発生します。しかし、「代わりに対応させていただきます」というメールの書き方に迷う方は少なくありません。相手に失礼のない表現、適切な敬語の使い方、そして状況に応じた文面の調整が求められるため、正しい知識を身につけることが重要です。

この記事では、代理対応メールの基本ルールから、シーン別の具体的な例文、よくある間違いまで、実務ですぐに使える情報を網羅的に解説します。

この記事で分かること

代わりに対応するメールの基本構成と敬語のルール
シーン別に使える実践的なメール例文20パターン以上
相手に好印象を与える文章作成のポイントと注意点

代わりに対応させていただきますメールの基本ルール

代理対応メールが必要になる場面

ビジネスでは、以下のような状況で代理対応が求められます。

担当者が休暇・出張・病気などで不在の場合
部署内での業務引き継ぎが発生した時
上司の代理として取引先とやり取りする場合
退職者の後任として顧客対応を始める時
プロジェクトメンバーの変更があった際

これらの場面では、相手に不安を与えず、スムーズに業務を継続できる配慮が不可欠です。明確で丁寧なメール文面により、信頼関係を維持することができます。

メールに必ず含めるべき5つの要素

代わりに対応させていただきますメールには、以下の情報を漏れなく記載しましょう。

必須要素	具体的な内容	重要度
代理理由の説明	なぜ担当者が対応できないのかを簡潔に伝える	高
自己紹介	所属部署・役職・氏名を明記	高
対応範囲の明示	どこまで対応可能かを具体的に示す	高
連絡先情報	メールアドレス・電話番号など	中
前任者への感謝	該当する場合のみ	中

これらの要素を適切に組み込むことで、相手は状況を正確に把握でき、安心して新しい担当者とやり取りを続けることができます。

敬語表現の正しい使い方

代理対応メールでよく使われる敬語表現とその使い分けを理解しましょう。

「させていただく」の適切な使用法

「させていただく」は、相手の許可を得て行う行為や、恩恵を受ける場合に使用します。

○ 正しい例:「○○の件につきまして、私が代わりに対応させていただきます」
× 誤った例:「勝手ながら対応させていただきます」(許可を得ていないのに使用)

謙譲語と尊敬語の使い分け

謙譲語(自分の行為):「承ります」「伺います」「申し上げます」
尊敬語(相手の行為):「いらっしゃる」「おっしゃる」「ご覧になる」

二重敬語を避ける

× 誤り:「お伺いさせていただきます」(「お」と「させていただく」の二重敬語)
○ 正しい:「伺います」または「お伺いします」

件名の書き方のポイント

メールの件名は、受信者が内容を即座に理解できるよう工夫が必要です。

効果的な件名の例:

「【担当者変更のご連絡】○○の件につきまして」
「【代理対応】○○様のご依頼の件について(山田に代わり田中)」
「○○プロジェクトの担当者変更について(鈴木→佐藤)」

件名作成の3つの原則:

【】で重要情報を目立たせる
具体的な案件名を含める
担当者名を明記して混乱を防ぐ

シーン別:代わりに対応させていただきますメール例文集

上司の代理として取引先に連絡する場合

上司が不在の際に取引先とやり取りする場面は頻繁にあります。ここでは、立場を明確にしつつ、失礼のない表現が求められます。

例文1:上司の出張中に代理対応

件名:【代理対応】○○プロジェクトの件について(部長○○に代わり)

株式会社△△
営業部 ○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□ 営業部の山田太郎と申します。

このたび、弊社営業部長の田中が出張のため不在にしており、
私が代わりに対応させていただくこととなりました。

○○プロジェクトに関するご質問の件につきまして、
以下の通りご回答申し上げます。

[具体的な回答内容]

なお、部長の田中は○月○日に帰社予定でございます。
それまでの間、何かご不明な点がございましたら、
私までお気軽にお問い合わせください。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

---
山田太郎
株式会社□□ 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@example.com

例文2:上司の急な体調不良時の代理連絡

件名:【緊急代理対応】本日の打ち合わせの件について

○○株式会社
企画部 佐藤様

お世話になっております。
株式会社□□ 企画部の鈴木と申します。

本日予定しておりました14時からの打ち合わせにつきまして、
誠に申し訳ございませんが、担当の課長○○が急な体調不良により
出社できない状況となりました。

つきましては、私が代わりに対応させていただきたく存じます。
予定通りの時刻・場所で問題ございませんでしょうか。

なお、事前に共有しておりました資料は私も確認しており、
スムーズに議論を進められるよう準備しております。

急なご連絡となり、大変恐縮ですが、
ご理解いただけますと幸いです。

何かご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

同僚・後輩の代わりに対応する場合

同僚や後輩が休暇や急用で不在の際、代わりに対応する場面も多くあります。

例文3:同僚の有給休暇中の代理対応

件名:【担当代理】○○様からのお問い合わせの件

株式会社△△
総務部 高橋様

いつもお世話になっております。
株式会社□□ 総務部の田中と申します。

平素は弊社○○(同僚の名前)が担当させていただいておりますが、
本日より○日まで休暇を取得しておりますため、
その間は私が代わりに対応させていただきます。

○○様からお問い合わせいただいておりました
「請求書の再発行」の件につきまして、
本日中に手配いたしますので、今しばらくお待ちください。

○○の復帰後も引き続き私が窓口となる場合がございますので、
何かございましたら、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。

今後ともよろしくお願いいたします。

---
田中花子
株式会社□□ 総務部
TEL: 03-XXXX-XXXX(直通)
Email: tanaka@example.com

例文4:後輩の業務を引き継ぐケース

件名:【業務引き継ぎのご連絡】○○プロジェクトについて

○○株式会社
開発部 中村様

お世話になっております。
株式会社□□ 開発部の佐々木です。

この度、弊社の山田(後輩の名前)が別プロジェクトへ
異動となりましたため、○○プロジェクトの担当を
私が引き継がせていただくこととなりました。

山田から詳細な引き継ぎを受けており、
これまでの経緯やご要望については把握しております。

今後は私が窓口となりますので、
引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、現在進行中の件につきましては、
スケジュール通りに進めてまいりますので、ご安心ください。

ご不明な点やご質問がございましたら、
いつでもお気軽にご連絡ください。

退職者の後任として顧客対応する場合

退職に伴う担当者変更は、顧客にとって不安要素となりやすいため、特に丁寧な対応が求められます。

例文5:前任者退職後の初回連絡

件名:【担当者変更のご挨拶】○○様の後任を務めます

株式会社△△
営業部 部長 林様

初めてご連絡させていただきます。
株式会社□□ 営業部の小林と申します。

このたび、これまで貴社を担当しておりました○○が
一身上の都合により退職いたしましたため、
後任として私が担当させていただくこととなりました。

○○から詳細な業務引き継ぎを受けており、
貴社とのお取引内容や現在進行中のプロジェクトについても
十分に把握しております。

これまで○○が築いてまいりました信頼関係を大切にし、
より一層のサービス向上に努めてまいる所存でございます。

つきましては、近日中に一度ご挨拶に伺いたく存じます。
ご都合のよろしい日時をお聞かせいただけますでしょうか。

何卒、今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、
よろしくお願い申し上げます。

---
小林健太
株式会社□□ 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Mobile: 090-XXXX-XXXX
Email: kobayashi@example.com

例文6:退職者との重複期間中の案内

件名:【担当者変更のお知らせ】○月○日より担当が変わります

お得意様各位

いつも格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社□□ 営業部でございます。

このたび、弊社の人事異動に伴い、
○月○日より担当者が下記の通り変更となりますので、
ご案内申し上げます。

【担当者変更】
前任:営業部 山田一郎
後任:営業部 鈴木次郎

後任の鈴木は、現在山田とともに業務の引き継ぎを
進めております。○月○日以降は鈴木が窓口となりますが、
それまでの期間は両名体制で対応させていただきます。

長年にわたり山田がお世話になりましたことに、
心より感謝申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---
後任担当:鈴木次郎
株式会社□□ 営業部
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: suzuki@example.com

緊急時・トラブル発生時の代理対応

クレームやトラブル時の代理対応は、より慎重な言葉選びが必要です。

例文7:クレーム対応の引き継ぎ

件名:【お詫びとご報告】○○の件につきまして

株式会社△△
カスタマーサポート 吉田様

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社□□ カスタマーサポート部 部長の高橋と申します。

先日来、弊社○○(担当者名)が対応しておりました
商品不具合の件につきまして、ご心配とご不便をおかけしており、
誠に申し訳ございません。

担当の○○が現在体調不良により休養しておりますため、
私が責任を持って代わりに対応させていただきます。

これまでの経緯を改めて確認いたしましたところ、
以下の対応が必要と判断いたしました。

[具体的な対応策]

つきましては、○月○日までに上記対応を完了し、
改めてご報告させていただきます。

この度は、弊社の不手際により多大なるご迷惑をおかけし、
重ねてお詫び申し上げます。

今後このようなことがないよう、社内体制を見直してまいります。

---
高橋誠
株式会社□□ カスタマーサポート部 部長
TEL: 03-XXXX-XXXX(直通)
Mobile: 090-XXXX-XXXX
Email: takahashi@example.com

例文8:システム障害時の緊急代理連絡

件名:【緊急】システム障害の代理ご報告

お客様各位

株式会社□□ システム部の伊藤と申します。

現在発生しておりますシステム障害につきまして、
担当の○○に代わり、私からご報告申し上げます。

【障害内容】
発生時刻:本日10:30頃
影響範囲:○○機能が利用不可
現在の状況:復旧作業中

担当の○○が現場での復旧作業に専念しておりますため、
お客様への状況報告は私が代わりに対応させていただきます。

復旧の見込みが立ち次第、改めてご連絡いたします。
進捗状況は1時間ごとに本メールにて更新いたします。

お客様には大変ご迷惑をおかけしており、
心よりお詫び申し上げます。

ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。

---
伊藤美咲
株式会社□□ システム部
緊急連絡先: 03-XXXX-XXXX
Email: ito@example.com

部署異動・組織変更に伴う引き継ぎ

組織変更による担当者変更は、事前準備と丁寧な説明が重要です。

例文9:部署異動による担当変更の事前通知

件名:【1ヶ月後に担当変更】組織改編のお知らせ

お取引先様各位

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□ 営業部の中村です。

このたび、弊社の組織改編に伴い、
○月○日付で私が新設される「海外事業部」へ異動となりました。

それに伴い、貴社の担当は下記の者に引き継ぐこととなります。

【新担当者】
氏名:営業部 加藤大輔
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: kato@example.com

現在、加藤とともに引き継ぎ作業を進めております。
○月○日までは私も併せて対応いたしますので、
ご安心ください。

また、正式な担当変更日の前に、
加藤とともにご挨拶に伺わせていただきたく存じます。

○月○日頃のご都合はいかがでしょうか。

長年にわたり格別のご厚情を賜りましたこと、
心より感謝申し上げます。

今後とも、弊社ならびに後任の加藤を
よろしくお願い申し上げます。

例文10:チーム再編による複数顧客への一斉連絡

件名:【重要】担当者変更のお知らせ(○月○日より)

お客様各位

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社□□ 営業部でございます。

このたび、業務効率化を目的としたチーム再編により、
○月○日より担当者が下記の通り変更となります。

【担当者一覧】
東京エリア:従来通り 田中(tanaka@example.com)
神奈川エリア:山田→鈴木(suzuki@example.com)
千葉・埼玉エリア:佐藤→高橋(takahashi@example.com)

各担当者は十分な引き継ぎを行っておりますので、
サービス品質を維持したまま、よりスピーディーな
対応が可能になると考えております。

なお、貴社の新担当者から改めて個別にご連絡させていただきます。

今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

---
株式会社□□ 営業部
部長 山本健一
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamamoto@example.com

社内向け:上司や同僚への代理対応報告

社内メンバーへの代理対応報告も、明確な情報共有が求められます。

例文11:上司への代理対応完了報告

件名:【報告】○○様への代理対応完了(部長不在中)

営業部 部長 ○○様

お疲れ様です。営業部の斎藤です。

部長がご出張中のため、私が代わりに対応いたしました
株式会社△△ 田中様からのお問い合わせについて、
下記の通りご報告いたします。

【対応内容】
日時:○月○日 14:00
相手先:株式会社△△ 営業部 田中様
内容:新製品の見積もり依頼

【対応結果】
・カタログと価格表をメールで送付済み
・○月○日に詳細説明のため訪問予定を調整中
・田中様からは「丁寧な対応に感謝」とのお言葉をいただきました

【今後の予定】
部長ご帰社後、改めて詳細をご報告させていただきます。
訪問日程につきましては、部長のご予定を確認してから
正式に決定いたします。

取り急ぎ、代理対応の完了報告まで。

引き続きよろしくお願いいたします。

斎藤

例文12:チーム全体への業務代行の共有

件名:【共有】○○さんの業務を一時的に代行します

営業部 各位

お疲れ様です。田中です。

○○さんが体調不良により本日から3日間お休みされるため、
その間は私が以下の業務を代わりに対応いたします。

【代行業務内容】
・A社プロジェクトの進捗管理
・B社からの問い合わせ対応
・週次レポートの作成

○○さんから詳細な引き継ぎを受けておりますので、
問題なく対応できると思いますが、もし不明点がある場合は
チーム内でご協力いただけますと幸いです。

お客様からの緊急連絡があった場合は、
私の携帯(090-XXXX-XXXX)までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

田中

代わりに対応するメールを書く際の重要ポイント

相手に安心感を与える表現技術

代理対応メールで最も重要なのは、相手に「この人に任せて大丈夫」という安心感を与えることです。

信頼感を高める5つのフレーズ

「詳細な引き継ぎを受けております」
- 前任者から十分な情報を得ていることを伝える
「これまでの経緯を把握しております」
- 過去のやり取りも理解していることを示す
「スムーズに対応できるよう準備しております」
- 事前準備を怠っていないことをアピール
「何かございましたらいつでもご連絡ください」
- アクセシビリティの高さを強調
「前任者と同様のサービスをご提供いたします」
- サービス品質の維持を約束

具体例を含める効果

抽象的な表現だけでなく、具体的な情報を含めることで説得力が増します。

× 悪い例:「しっかり対応いたします」
○ 良い例:「○日までに見積書を提出し、○日にご訪問させていただきます」

避けるべきNGフレーズと言い回し

代理対応メールで使ってはいけない表現を把握しておきましょう。

NGフレーズ	理由	代替表現
「とりあえず」	軽い印象を与える	「まずは」「取り急ぎ」
「多分大丈夫です」	不確実性が伝わる	「確認の上、ご連絡いたします」
「わかりません」	無責任な印象	「確認して改めてご連絡いたします」
「できるかどうか…」	自信のなさが出る	「可能な限り対応いたします」
「前任者が悪い」	プロ意識の欠如	「前任者から引き継ぎ、改善いたします」

受動的な表現を避ける

× 「対応されることになりました」(誰が決めたか不明)
○ 「私が対応させていただくこととなりました」(主体性を示す)

レスポンスタイムと返信マナー

代理対応では、通常よりも迅速なレスポンスが求められます。

理想的な返信タイミング

緊急案件:1時間以内
通常問い合わせ:24時間以内
複雑な案件:48時間以内(途中経過報告を含む)

返信が遅れる場合の対処法

すぐに詳細な回答ができない場合でも、まず受領確認メールを送りましょう。

○○様

お世話になっております。
株式会社□□の山田です。

お問い合わせいただきました件、確かに承りました。

現在、詳細を確認しておりますので、
○月○日までには改めてご回答いたします。

今しばらくお待ちいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

連絡先情報の明記方法

代理対応メールでは、連絡先を通常より詳しく記載することが重要です。

理想的な署名の構成

---
山田太郎(やまだ たろう)
株式会社○○ 営業部 課長

[前任者情報]
前任:田中一郎(現在:出張中/○月○日帰社予定)

[連絡先]
〒100-0001
東京都千代田区○○1-2-3 ○○ビル5F
TEL: 03-1234-5678(直通)
Mobile: 090-1234-5678
Email: yamada@example.com
Website: https://www.example.com

※緊急時は携帯電話までご連絡ください
※不在時は営業部代表(03-1234-5670)へ

よくある質問と回答

Q1:「代わりに対応させていただきます」は正しい敬語ですか?

A: はい、適切な敬語表現です。「させていただく」は謙譲表現で、相手の許可を得て行う行為に使用します。ただし、以下の点に注意しましょう。

使用が適切な場面:

相手が依頼した業務を代理で行う場合
組織として正式に担当者変更を伝える場合

より丁寧な代替表現:

「代わりに対応いたします」(シンプルな謙譲語)
「代理として対応させていただきます」(より明確)
「私がお引き受けいたします」(積極性を示す)

Q2:代理対応メールはいつ送るべきですか?

A: タイミングは状況により異なりますが、以下を目安にしてください。

事前通知が必要な場合(1週間〜2週間前):

計画的な人事異動
退職に伴う担当者変更
部署再編

即日〜翌日の連絡が必要な場合:

急な病欠・事故
緊急出張
突発的なトラブル対応

当日中に連絡すべき場合:

当日の打ち合わせの担当者変更
クレーム・トラブルの引き継ぎ
緊急性の高い案件

Q3:前任者の連絡先も併記すべきですか?

A: 状況によって判断が必要です。

併記すべき場合:

前任者が社内にいて連絡可能
引き継ぎ期間中で両名体制の場合
技術的な詳細質問が想定される場合

併記しない方が良い場合:

退職済み
長期休暇・病気療養中
クレーム案件で前任者への批判がある場合

代わりに、「前任者への質問も私が承ります」と記載することで、窓口の一本化を図れます。

Q4:複数の顧客に一斉送信する場合の注意点は?

A: 個別性を保ちながら効率化する工夫が必要です。

一斉送信時のチェックリスト:

BCCを使用して他の送信先を見えなくする
個別の案件に触れず、一般的な内容にする
「お客様各位」など適切な宛先表記を使う
個別フォローが必要な顧客には別途連絡

テンプレート活用のコツ:

基本構成はテンプレート化
顧客名・案件名は必ず個別に記入
重要顧客には手書きのメッセージを追加

Q5:代理対応後のフォローアップはどうすべきですか?

A: 代理対応が完了した後も、適切なフォローが信頼構築につながります。

前任者復帰後のフォロー:

対応内容の報告書を作成
顧客からのフィードバックを共有
未解決事項の明確化
前任者から顧客への感謝メール

定期的な状況確認:

1週間後:「その後、問題ございませんか?」
1ヶ月後:「新体制にお慣れいただけましたか?」

まとめ:代わりに対応させていただきますメールで信頼を築く

代わりに対応させていただきますメールは、単なる事務連絡ではなく、相手との信頼関係を維持・構築する重要なコミュニケーションツールです。

記事の重要ポイントを振り返りましょう:

正しい敬語と適切な表現を使用することで、相手に安心感を与えることができます。「させていただく」は謙譲表現として適切ですが、状況に応じて「いたします」「承ります」など、バリエーションを持つことも大切です。

シーン別の例文を参考にすることで、上司の代理、同僚の代行、退職者の後任、緊急時の対応など、あらゆる場面で適切なメールを作成できます。テンプレートをそのまま使うのではなく、状況に応じてカスタマイズすることが、より良いコミュニケーションにつながります。

相手に不安を与えない配慮として、代理理由の明確な説明、自己紹介、対応範囲の提示、詳細な連絡先情報の記載を忘れずに行いましょう。これらの要素を漏れなく含めることで、相手は安心して新しい担当者とやり取りを続けることができます。

迅速なレスポンスも重要な要素です。代理対応では、通常よりも早めの返信を心がけることで、「この人なら大丈夫」という信頼感を醸成できます。即座に詳細な回答ができない場合でも、まず受領確認のメールを送ることで、相手の不安を軽減できます。

ビジネスシーンでは、予期せぬ代理対応が頻繁に発生します。この記事で紹介した基本ルールと例文を活用し、どのような状況でも適切に対応できるスキルを身につけてください。丁寧で明確なメールコミュニケーションは、あなたのプロフェッショナリズムを示す重要な要素となります。

今日から実践できる代理対応メールのテクニックを使って、ビジネスパーソンとしての信頼性を高めていきましょう。